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不会写E-mail 还敢拼职??? 7招实用英文法则+3大简讯礼仪学起来!

Woman making notes reading email letter on laptop in cafe Free Photo

上班时经?;崤龅叫枰从⑽腅-Mail的时候,不过E-Mail写得多了也不代表真的会写,尤其是那些符合现代商用语法的英文。

就现实层面而言,E-Mail写得好不好直接影响了你在职场的生存能力,不想让一封E-Mail就“露出马脚”,甚至因为用法不对而得罪人,学习以下几个E- Mail文字很重要喔!

Woman using laptop Free Photo

实用英文E-Mail“4大忌用字眼”

1. Sorry

“Sorry”除了致歉之外,亦有遗憾的意思。当犯的错误并不严重时,例如在捷运上踩到别人的脚时,使用Sorry就没问题。但职场上做错事,用“apologize”比较正式和有诚意!当然啦,也绝对不要用“I’m so sorry”去增强愧疚感。

例句:We apologize for any inconvenience caused,要再更真诚的话可以写:We sincerely apologize…

2. Never

“Never”是一个非常情绪化的字眼,所以职场上尽量不要用。在写中文E-Mail时,你也不会写下“我从没有收到?”这样的句子,对吧?

与其用 I have never received the report,倒不如轻松一些表示 I have yet to receive the report. 如果真的很严重的话,也可以更正面的书写:It is very important that I receive the report on time.

3. Attached please find

在过去人们依赖纸本信件沟通,想说“随件附上”就会写“Enclosed please find…”,所以进入E-Mail时代后不少人就改用“Attached please find…”来指E-Mail里的附件。

但其实这已是有点老派的英文,还有些累赘,因为根本没有文件要“find”啦!所以不如简单地说 “Attached is the receipt of……” 这和 “Attached please find the following receipt…” 简洁明了多了!

4. Please be advised

“Please be advised…”意思是“我们要通知你??”这种说法有点太官方了,就像银行寄信告诉你贷款到期时的第一句话,让人有直接删掉E -Mail的冲动!

因此记住不要写 Please be advised that the check is overdue, 直接用 The check is overdue, 或是依照以上第2点友善地说 We have yet to receive the check 也可以。

Hand with paper envelopes drawn on it Free Photo

3个实用英文E-Mail适用方案:

1. 实用结语

每次E-Mail结尾都 Best Regards(致上最高的问候)太沉闷了!其实选择还有很多:例如Kind regards(致上亲切的问候)、Warm regards(致上温暖的问候)??

或是Cordially诚心的意思,跟Regards比起来是非常正式的商业书信用法,有点距离感。也就是说,如果E-Mail对象是上级或是找工作时的信件才要用,和同级员工就不适合了。

另外还有Yours Sincerely诚挚的意思,如果想把自己塑造的非常友善时可以使用。

2. 善用如果(If)

想请别人帮你做事,可以说“Could you please…”或是“Would you please…”,不过职场上有求于人时不妨再礼貌、婉转一点!

“I would be grateful if you could…”或是 “I would appreciate(it) if you could…”听起来是不是舒服很多呢?为了得到你由衷的感激,他搞不好马上就从椅子跳起来去做了。

3. 还原基本步

虽说有求于人时不妨写长一点以示诚恳,近年来整体商用E-Mail有化繁为简的趋势,所以用字上还是越简洁越得宜!其实这也是中西方文化的最大差异,比起迂回婉转还不如礼貌直接更让人感到愉悦。

例如:可写“by(某种方式)”不要写“by means of”;可写“so”不需写“so as to” ;也更不要写“in the event that”,轻松写个“if ”就好了。

与其写“at the present time” ,不如写“now”;过去学的那些超正式英文,留下简洁的、丢掉繁复的,这样交替使用最完美。

Hand with an envelope on top drawn on a blackboard Free Photo

3大必学通讯软体礼仪

小资男、小资女,在网际网路的年代,已经不能避免在工作上使用Whatsapp、LINE、WeChat等各种通讯软体了,因此简讯礼仪一定要懂!

1. 不要什么都都用简讯发

虽然简讯方便快捷,但若是商务邀请函等,应当使用E-Mail发放才恰当;假如已发过正式信函,到活动将至时简讯才可作为一个温馨提示。

2. 简讯要精简,别长篇大论

简讯最重要是易懂,但是也不要一个个字单独送出,这样如果重要讯息在上面,还要滑上去看很麻烦。有效地使用符号与emoji也能让简讯更容易懂,但注意了,如果是和上级对话,除非他先用了emoji,不然应尽量避免。

3. 善用英文缩写

简讯想精简,不免会有一些英文缩写用法。其实跟老板甚至客户沟通用缩写问题不大,但最好只用在一些比较大家易明的字眼上。

例如,ASAP(as soon as possible)、 RSVP(敬请回覆)就是绝对可以用的字;但如果不太确定对方是否明白时就尽量避免啦!当然还有像 U 这种,明明打出“You”也很快,就不要打U来增加不正式感了。

(报道整理自ELLE Taiwan)